Страховой холдинг федерального уровня с командой более 3000 сотрудников внедрил workflow-агента для автоматизации первичного отбора кандидатов в HR-отделе. По итогам внедрения HR-специалисты сократили время на формирование списка кандидатов с 1–2 рабочих дней до 30–60 минут и направили освободившееся время на собеседования и оценку кандидатов. Разберем, как устроен процесс работы агента и какие результаты зафиксированы после внедрения.
 |
Автор статьи: Светлана Богачёва |
|
Редактор: Виктория Скударнова |
Растущий объём операционных задач в крупных компаниях с распределённой структурой всё чаще требует внедрения интеллектуальных решений для автоматизации рутинных процессов. Одним из показательных примеров такой трансформации стал опыт крупного страхового холдинга федерального уровня.
Это масштабная организация, в штате которой работает более 3000 сотрудников. Холдинг представлен более чем в 70 офисах и филиалах в различных регионах страны. Управление персоналом централизовано — все вакансии для подразделений холдинга обрабатываются через единый корпоративный HR-центр.
Организационная структура компании многоуровневая: наряду с центральными вакансиями существует множество региональных позиций. Учитывая специфику страхового бизнеса, компания предъявляет повышенные требования к защите персональных данных кандидатов и сотрудников, а в работе использует корпоративную почту, внутренние базы знаний и специализированные HR-системы.
Именно масштаб операций и распределённая структура подразделений создали предпосылки для внедрения workflow-агента, способного взять на себя часть процессов подбора персонала.
Основной задачей, которую предстояло решить, стала автоматизация первичного отбора резюме кандидатов.
Причиной обращения послужил большой объём входящих откликов по вакансиям во всех филиалах холдинга. Компания стремилась оптимизировать рабочее время HR-специалистов и повысить эффективность процесса подбора персонала, ускорив закрытие вакансий за счёт автоматизации первичной обработки резюме.
Просматривал все входящие письма на общей и региональных HR-почтах.
Находил среди них сообщения с резюме.
Определял, к какой вакансии относится кандидат.
Сопоставлял опыт и навыки с требованиями вакансии.
Формировал списки перспективных кандидатов.
Передавал резюме руководителям подразделений.
Готовил первичные сообщения кандидатам.
При потоке в несколько сотен откликов на одну вакансию формирование перечня кандидатов занимало у HR-специалиста от одного до двух рабочих дней. Команда подбора персонала обслуживала более 70 филиалов одновременно, поэтому автоматизация этого процесса открывала возможности для ускорения закрытия вакансий и более рационального распределения нагрузки на специалистов по подбору персонала.
Для решения подобных задач может быть разработан workflow-агент, способный автоматически анализировать почту, оценивать кандидатов по требованиям конкретных вакансий и передавать HR-специалистам готовую приоритетную выборку.
Workflow-агент последовательно анализирует входящую почту, оценивает резюме по корпоративным критериям и передаёт HR-специалисту готовую выборку кандидатов, что позволяет оптимизировать процесс просмотра поступающих писем.
Агент подключается к разрешённым источникам, например к общей HR-почте или почтовому ящику конкретного филиала, и выполняет следующую последовательность действий.
|
Этап |
Что делает агент |
|
1. Анализ почты |
Просматривает все входящие письма за заданный период |
|
2. Выделение резюме |
Отделяет письма с резюме от остальной корреспонденции |
|
3. Определение вакансии |
Сопоставляет кандидата с открытой вакансией |
|
4. Оценка соответствия |
Сравнивает опыт и навыки с требованиями |
|
5. Классификация |
Присваивает кандидату категорию соответствия |
|
6. Формирование рейтинга |
Составляет краткое описание и оценку по каждому кандидату |
|
7. Передача результата |
Отправляет итоговую выборку HR-специалисту |
Таблица 1. Этапы обработки резюме workflow-агентом
Критерии оценки формируются на основе корпоративной базы знаний: профилей должностей, требований к вакансиям и внутренних HR-регламентов холдинга. Для вакансии специалиста по страхованию приоритетными критериями являются опыт работы со страховыми продуктами и знание нормативной базы. Для вакансии регионального менеджера по продажам критерии другие: опыт работы с корпоративными клиентами и навыки управления командой.
Если на вакансию поступило 100 резюме, агент автоматически отбирает, например, 10 наиболее релевантных кандидатов и распределяет их по степени соответствия требованиям вакансии.
Агент отбирает сообщения, относящиеся к нужной вакансии;
Исключает нерелевантные отклики;
Анализирует соответствие каждого кандидата заданным требованиям;
Формирует краткую характеристику по каждому резюме;
Выбирает заданное количество наиболее подходящих кандидатов;
Распределяет их по убыванию релевантности.
HR-специалист получает структурированную выборку вместо потока из сотни писем. Для каждого кандидата в выборке указаны вакансия, ключевые компетенции, релевантный опыт, соответствие обязательным требованиям, потенциальные ограничения и итоговый приоритет в рейтинге. Готовая выборка направляется HR-специалисту на рабочую почту, в корпоративный мессенджер или в кадровую систему в зависимости от настроенной интеграции.
Агент дополнительно собирает резюме и ссылки на кандидатов с сайтов вакансий, оценивает их по тем же корпоративным критериям и формирует приоритетную выборку.
Ссылки на подходящие резюме.
Сведения о профессиональном опыте кандидата.
Заявленные навыки и специализацию.
Регион поиска.
Контактный или иной доступный способ связи.
После сбора данных агент проводит ту же оценку, что и для входящей почты: сопоставляет профиль кандидата с требованиями вакансии, классифицирует резюме по степени соответствия, формирует приоритетную выборку и направляет результаты HR-специалисту. Такой подход позволяет холдингу закрывать региональные вакансии, по которым входящий поток резюме на почту меньше, а активный поиск даёт больше кандидатов.
Агент также готовит черновик сообщения кандидату по команде HR-менеджера, а финальную отправку в большинстве сценариев подтверждает сотрудник. После изучения выборки HR-менеджер может дать агенту команду подготовить сообщение конкретному кандидату — агент формирует черновик на основе вакансии, профиля кандидата, корпоративных шаблонов писем и этапа отбора, будь то письмо с приглашением на собеседование, запрос дополнительной информации, предложение обсудить вакансию или ответ кандидату на внешней площадке поиска работы.
После внедрения workflow-агента HR-отдел холдинга сократил время на первичный отбор кандидатов в 4 раза и перераспределил рабочее время на задачи, требующие личного участия специалиста.
|
Показатель |
До внедрения |
После внедрения |
|
Время на формирование перечня кандидатов из 100 резюме |
1–2 рабочих дня |
30–60 минут |
|
Обработка резюме с региональных филиалов |
Вручную по каждому филиалу |
Централизованно через единый workflow |
|
Подготовка первого сообщения кандидату |
Вручную с нуля |
Черновик формирует агент, HR проверяет и отправляет |
|
Источники поиска кандидатов |
Только входящая почта |
Почта и внешние площадки вакансий |
Таблица 2. Изменение ключевых показателей HR-отдела после внедрения workflow-агента
HR-специалисты сосредоточились на задачах, которые требуют личной экспертизы: общении с кандидатами, проведении интервью и оценке мотивации. Освободившееся время команда направила на закрытие приоритетных вакансий в регионах, расширив возможности для активного поиска кандидатов.
Изображение 1. Итоговый workflow-процесс: от входящего письма до приоритетной выборки кандидатов
Агент работает с персональными данными кандидатов в контролируемом контуре компании, а конфигурация серверной инфраструктуры подбирается индивидуально под объём и требования безопасности заказчика.
Резюме содержат персональные данные кандидатов, поэтому агент проектировался с учётом требований 152-ФЗ и внутренних регламентов защиты информации холдинга. В решении предусмотрены следующие меры:
Доступ к почтовым ящикам предоставляется по ролевой модели;
Используются только явно разрешённые источники информации;
Фиксируются все действия и результаты обработки в журнале операций;
Настраиваются политики хранения и удаления данных;
Ограничивается круг сотрудников с доступом к резюме кандидатов;
Предусмотрена возможность локального развёртывания (on-premises);
Корпоративные критерии оценки хранятся в закрытой базе знаний.
Решения VisGPT могут работать в защищённом российском контуре, а также разворачиваться on-premises на собственной инфраструктуре компании. Подробнее об этом рассказано в статье «On-premises развёртывание ИИ: как защитить корпоративные данные».
Размещение системы внутри корпоративной сети создаёт основу для соответствия требованиям 152-ФЗ. Дополнительно компания самостоятельно определяет цели обработки персональных данных, права доступа, сроки хранения и порядок удаления данных. Подробный разбор этих требований представлен в статье «Как защитить корпоративные данные при работе с ИИ».
Для холдинга был предусмотрен вариант развёртывания агента на собственной инфраструктуре компании через услугу подбора GPU-сервера под ключ.
В рамках услуги «ВИС центр» подбирает оборудование, организует поставку и сборку сервера, после чего разворачивает на нём интерфейс, workflow-агентов и корпоративные ассистенты. Подробное описание услуги представлено на странице «Подбор GPU-сервера под ключ».
Для холдинга с повышенными требованиями к конфиденциальности такой подход открыл возможность обрабатывать резюме кандидатов полностью внутри инфраструктуры компании, используя собственные ресурсы.
Workflow-агент для HR выполняет первичный анализ и отбор резюме, а окончательное решение о приглашении кандидата и найме принимает HR-специалист. Агент берёт на себя рутинную обработку писем, дополняя человеческую экспертизу в оценке мотивации и коммуникации с кандидатами.
Количество обрабатываемых резюме зависит от настроенной конфигурации и загрузки почтового ящика HR-отдела. В описанном кейсе агент анализировал до 100 входящих резюме за цикл и формировал выборку из 10 наиболее приоритетных кандидатов по заданной вакансии.
Да, HR-агент может анализировать разрешённые внешние площадки поиска работы, собирать ссылки на резюме кандидатов и оценивать их по тем же корпоративным критериям, что и резюме из входящей почты, формируя единую приоритетную выборку.
Работа с персональными данными кандидатов предполагает соблюдение требований 152-ФЗ независимо от того, обрабатывает их HR-агент или сотрудник вручную. Для соответствия требованиям решение предусматривает ролевой доступ, журналирование действий, политику хранения данных и возможность локального развёртывания инфраструктуры.
Необходимость отдельного GPU-сервера зависит от объёма обрабатываемых данных, требований к безопасности и выбранного варианта развёртывания инфраструктуры. Компании с повышенными требованиями к защите персональных данных могут развернуть HR-агента на собственной инфраструктуре через услугу подбора GPU-сервера под ключ, что позволяет обрабатывать резюме с использованием собственных ресурсов.
Кейс страхового холдинга демонстрирует, как workflow-агент для HR может встраиваться в процесс подбора персонала — от анализа входящей почты до подготовки первого сообщения кандидату. При большом потоке резюме такой подход способен сократить время формирования шортлиста в разы, освобождая ресурс HR-команды для задач, требующих личного участия.
Поможем подобрать индивидуальное предложение под ваши задачи:
🌐 ai@vis.center
📞 +7 495 177-37-13
Перейти к облаку тегов
Перейти к блогу
