С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы становятся обязательными для всех участников грузоперевозок. Агрегатор VisGPT помогает логистическим компаниям подготовиться к переходу. Собственные нейросети VIS.center работают на серверах ООО «ВИС центр» в РФ и соответствуют требованиям 152-ФЗ. При необходимости ИТ-интегратор развернёт платформу в периметре заказчика и соберёт GPU-сервер под ключ.
 |
Автор статьи: Светлана Богачёва |
|
Редактор: Виктория Скударнова |
Кейс: анализ документов логистической компании через VisGPT 3.6 Standard
Как работать с перевозочными документами в защищённом периметре компании
С 1 сентября 2026 года транспортные накладные, экспедиторские расписки и сопутствующие перевозочные документы переходят в обязательный электронный формат. Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ распространяется на всех участников логистических цепочек: отправителей, получателей, перевозчиков и экспедиторов. Для компаний, которые оформляют документы в Word и Excel, это означает одновременное решение нескольких задач: выбор оператора ЭПД, оформление квалифицированной электронной подписи (КЭП) для сотрудников, обновление шаблонов и согласование порядка обмена с контрагентами. В статье показываем, как ИИ помогает пройти этот путь последовательно и сэкономить бюджет на привлечении внешних специалистов.
Электронные перевозочные документы (ЭПД) — это юридически значимые документы, которые оформляются, подписываются и передаются в электронном виде через информационную систему аккредитованного оператора ИС ЭПД. Оператор передаёт документы в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Подключение к ней происходит через оператора, что снимает с организаций необходимость прямой интеграции с государственной системой.
Требования распространяются на всех участников логистических цепочек: отправителей, получателей, перевозчиков и экспедиторов.
Транспортные накладные;
Заказы и заявки на перевозку;
Поручения экспедитору;
Экспедиторские и складские расписки;
Транспортные железнодорожные накладные;
Авиационные грузовые накладные.
Таблица 1. Работа с документами до и после перехода на ЭПД
|
До 1 сентября 2026 |
С 1 сентября 2026 |
|
|
Транспортная накладная |
Бумажный оригинал с водителем |
Электронный документ в ГИС ЭПД |
|
Экспедиторская расписка |
Бумага, подпись от руки |
Электронный документ с КЭП |
|
Подписание документов |
Ручная подпись, печать |
Квалифицированная электронная подпись |
|
Хранение |
Бумажный архив |
Электронный архив у оператора |
|
Передача |
Курьер, водитель, скан на почту |
Через систему оператора в момент оформления |
|
Расхождения в данных |
Решаются звонком |
Фиксируются в системе, видны всем сторонам |
|
Контроль статуса доставки |
Звонок водителю |
Онлайн-статус в личном кабинете |
Для перевозчика переход затрагивает ограниченный набор документов и одну роль в цепочке. Экспедитор находится в принципиально другой ситуации: он одновременно является стороной в нескольких документах, координирует десятки контрагентов с разным уровнем готовности к ЭПД и отвечает за корректность данных перед клиентом.
Расхождение между транспортной накладной и экспедиторской распиской — стандартная операционная ситуация, которую раньше закрывали телефонным звонком. После 1 сентября то же расхождение фиксируется в ГИС ЭПД, становится видимым для всех участников цепочки и превращается в задокументированное основание для разногласий. Это касается даже тех компаний, которые только получают груз: подписать свою часть электронной транспортной накладной обязан каждый участник приёмки.
Каждый из этих этапов проходится быстрее, если подходить к подготовке последовательно. ИИ сокращает время от вопроса до результата: от понимания того, что именно меняется для вашей компании, до выстраивания коммуникации с партнёрами по всей цепочке.
Подготовка к переходу состоит из пяти последовательных задач. На каждом этапе ИИ сокращает время от вопроса до конкретного результата.
Первый шаг — смысловой. Руководитель компании знает про ЭПД, но хочет понять точнее: что именно затрагивает их как экспедитора, какие документы переходят в электронный формат и чем транспортная накладная отличается от экспедиторских документов.
ИИ объясняет роль экспедитора в системе ЭПД и разбирает конкретные документы под специфику компании. Это позволяет прийти к юристу или оператору с конкретными вопросами и получить точный ответ за одну встречу.
Когда общая картина понятна, нужно зафиксировать текущее состояние: что уже готово и что требует внимания.
ИИ формирует чек-лист готовности под конкретную роль в цепочке — в данном случае под экспедитора. Помогает составить список вопросов для перевозчиков и клиентов, оценить готовность контрагентов к электронному обмену. Это позволяет выстроить план подготовки с учётом реального состояния всей цепочки.
Документами в компании обычно занимаются два-три человека: менеджеры по перевозкам и бухгалтер. С переходом на ЭПД меняется распределение ролей: кто формирует документ, кто подписывает, как выглядит процесс от создания до финального подписания всеми сторонами.
ИИ помогает описать текущий процесс и выстроить новый: зафиксировать зоны ответственности, определить, какие роли и права нужны каждому сотруднику в системе оператора. На выходе — конкретная инструкция для команды под специфику компании.
Операторов ИС ЭПД несколько, предложений много, критерии выбора для компании без технического специалиста непрозрачны.
ИИ помогает сформулировать требования к системе под специфику конкретной компании, составить список вопросов для переговоров с операторами, определить, что важно проверить в части интеграции с клиентами и перевозчиками. Компания приходит на встречу с оператором с конкретными критериями, что сокращает время на выбор решения.
Переход на ЭПД затрагивает всю цепочку, и партнёров полезно подготовить заранее: перевозчиков, клиентов, контрагентов с разным темпом готовности.
ИИ помогает написать письмо перевозчикам, подготовить ответы на типовые вопросы клиентов, сформулировать условия перехода для контрагентов и при необходимости подготовить шаблон дополнительного соглашения к договору. Коммуникация с партнёрами становится системной.
Покажем, как ИИ помогает руководителю компании разобраться в ситуации за один сеанс работы: получить анализ документов, выявить расхождения и сформировать план действий с учётом оставшегося времени. Крупная экспедиторская компания: автомобильные грузоперевозки по России, в работе несколько десятков перевозчиков и клиентов-грузоотправителей. Документооборот ведётся в Word, КЭП оформлена у ограниченного круга сотрудников. До 1 сентября — 6 дней.
Для анализа использовалась нейросеть VisGPT 3.6 Standard от «ВИС центр» в агрегаторе VisGPT — модель для работы с текстом и документами. Она поддерживает форматы .docx, .pdf, .txt, .xlsx, а также сканы и фотографии документов, что позволяет загружать оцифрованные бумажные документы напрямую.
В платформу VisGPT загружены два документа по одной отгрузке: транспортная накладная и экспедиторская расписка.
Загрузка документов по отгрузке в диалоговое окно нейросети VisGPT 3.6 Standard
VisGPT 3.6 Standard анализирует каждый документ и формирует таблицу с описанием замечаний и их значимостью для перехода на ЭПД.
Вывод VisGPT 3.6 Standard — внутренние замечания по документам и их значимость для перехода на ЭПД
Помимо внутренних ошибок, VisGPT 3.6 Standard сравнивает оба документа между собой. В кейсе обнаружено три расхождения по данным одной и той же отгрузки.
Вывод VisGPT 3.6 Standard — расхождения между экспедиторской распиской и транспортной накладной
Все три расхождения существовали до введения ЭПД. Переход на электронный формат делает их видимыми для всех участников цепочки в режиме реального времени.
На основе выявленных замечаний и расхождений VisGPT 3.6 Standard сформировала план действий: что исправить по текущей отгрузке, как подготовить компанию к переходу и какие шаги обеспечивают юридическую защиту до 1 сентября. Действия распределены по трём горизонтам.
Связаться с водителем и кладовщиком грузоотправителя, установить фактические данные по весу и количеству мест
Получить подписи всех сторон на текущих документах до отправки груза
Приостановить отправку партии № ТН-2026-047 до устранения расхождений
План действий за 6 дней до введения ЭПД от нейросети VisGPT 3.6 Standard
Проверить наличие КЭП у всех контрагентов по текущим сделкам
Обновить шаблоны документов: добавить обязательные поля — объявленную стоимость и срок доставки
Провести инструктаж для менеджеров по новым требованиям заполнения
Выбрать и подключить оператора ИС ЭПД
Оформить КЭП для менеджеров, которые подписывают документы
Направить контрагентам уведомление о переходе на электронный формат с указанием даты
За один сеанс работы с документами компания получила полную картину по текущей ситуации и отгрузке, перечень замечаний по каждому документу, расхождения между ними и конкретный план действий с разбивкой по срокам. Весь анализ — внутри команды, в рабочем темпе.
Для компаний, которым важны размещение решения на собственной инфраструктуре и контроль доступа к внутренним корпоративным документам, «ВИС центр» собирает GPU-сервер (сервер с графическим процессором) под задачи компании и разворачивает нейросети локально в периметре заказчика.
Собственные нейросети «ВИС центр» работают на серверах ООО «ВИС центр» в России и соответствуют требованиям 152-ФЗ (Федеральный закон «О персональных данных»). Это позволяет компаниям начать работу с ИИ в защищённом контуре на инфраструктуре провайдера, а при необходимости перейти к развёртыванию на собственном GPU-сервере.
Подробнее о том, как организовать защищённую работу с корпоративными документами при использовании ИИ, читайте в материале «Как защитить корпоративные данные при работе с ИИ».
До 31 декабря 2026 года аудит процессов, расчёт необходимых мощностей и работы по внедрению предоставляются бесплатно.
Да. Загрузите транспортную накладную и экспедиторскую расписку в агрегатор VisGPT — нейросети проверят заполненность обязательных полей, выявят расхождения между документами и сформулируют рекомендации по исправлению.
Для сверки нескольких документов и формирования структурированного вывода подходят текстовые модели — Claude, DeepSeek, ChatGPT. Они хорошо справляются с анализом обезличенных или публичных данных. Если компания работает с корпоративными документами, которые содержат регламентированную информацию, предпочтительнее использовать российские нейросети на серверах в России. На платформе VisGPT доступны собственные нейросети «ВИС центр». Для работы с перевозочными документами подойдёт VisGPT 3.6 Standard: модель работает на российской инфраструктуре, соответствует требованиям 152-ФЗ и поддерживает форматы .docx, .pdf, .txt, .xlsx, а также сканы и фотографии документов.
VisGPT — платформа-агрегатор «ВИС центр», которая объединяет доступ к 50+ нейросетям через единый интерфейс. Расчёты в рублях, русскоязычный интерфейс, доступ из России. Корпоративные тарифы рассчитаны на команды от 5 до 1000+ сотрудников.
Нейросеть закрывает несколько практических задач в процессе подготовки. Помогает разобраться в требованиях и оценить готовность компании: зафиксировать текущее состояние документооборота и понять, что требует внимания. На этапе работы с документами находит незаполненные поля и расхождения между накладной и экспедиторской распиской. Помогает выстроить внутренние процессы, сформулировать требования к оператору ИС ЭПД и подготовить коммуникацию с партнёрами: письма перевозчикам, ответы клиентам и шаблоны допсоглашений.
Нет. ИИ структурирует ситуацию и сокращает время от общего понимания до конкретного перечня действий. Выбор оператора ИС ЭПД, юридическая экспертиза договоров с контрагентами, настройка системы — это работа профильных специалистов. Анализ через ИИ помогает прийти к ним с подготовленным разбором.
Обязательный ЭПД с 1 сентября 2026 года меняет формат документов и логику работы с ними: каждое расхождение в данных фиксируется и становится видимым для всех участников цепочки.
ИИ сопровождает подготовку на каждом этапе — от разбора требований до коммуникации с партнёрами. Результат каждого шага осязаем: чек-лист, схема процесса, разбор документов, список вопросов для оператора.
Загрузите транспортную накладную и экспедиторскую расписку в агрегатор нейросетей VisGPT, используйте запрос из этой статьи и получите структурированный разбор за несколько минут.
Поможем подобрать индивидуальное предложение под ваши задачи:
🌐 ai@vis.center
📞 +7 495 177-37-13
Перейти к облаку тегов
Перейти к блогу
